做数据报表时，想把一堆旧数据统一换成新的，一个一个改，眼睛都看花了，效率还低。其实Excel自带替换神器，能一键搞定这些麻烦事，只是不少人压根不知道它藏哪儿。今天就来揭开Excel替换功能的神秘面纱，让数据处理快人一步。最常用的办法，就是用快捷键召唤它。不管你用的是Windows系统，还是Mac系统，只要打开Excel表格，同时按下键盘上的Ctrl（Command）+H组合键，神奇的事情就发生了——屏幕上会弹出一个查找和替换对话框。
在查找内容框里，输入你想替换掉的内容，比如想把表格里所有的旧产品名改掉，就把名字填这儿；接着在替换为框里，输入新的产品名，最后点一下全部替换，眨眼间，表格里所有旧名字就都变成新的了，是不是超简单？这招在处理大量重复数据时，简直是神器，比手动修改节省大把时间。要是不想记快捷键，还能在菜单栏里找。打开Excel后，点击界面上方的开始选项卡，在编辑组里，能看到一个查找和选择按钮，它就像一个小放大镜图标。点击这个按钮，会弹出一个下拉菜单，在菜单里找到替换选项，点一下，同样能调出查找和替换对话框。这种方式虽然多了几步操作，但对于不太习惯用快捷键的人来说，按图索骥，也能轻松找到替换功能。
而且，在这个下拉菜单里，还有查找定位等实用功能，都是数据处理的好帮手，没事可以多点点，探索一下。有些老版本的Excel，菜单栏布局不太一样。这种情况下，可以试试文件选项卡。点击文件，在弹出的菜单里选择选项，打开Excel选项对话框。在对话框里找到快速访问工具栏，在从下列位置选择命令下拉列表中，选择所有命令。然后在下面的命令列表里，找到替换命令，选中它后，点击中间的添加按钮，把替换命令添加到快速访问工具栏。这样设置好以后，快速访问工具栏上就会出现一个替换按钮，以后想用替换功能，直接点这个按钮就行，就像给替换功能在Excel界面上安了个快捷入口，下次用起来就方便多了。
掌握了替换功能的位置，再学几个小技巧，效率还能翻倍。比如，想替换特定格式的数据，在查找和替换对话框里，点击选项按钮，展开更多设置项，里面有格式按钮，能设置按字体、颜色、单元格底纹等格式进行查找和替换。要是只想替换表格里某一部分数据，先选中这部分数据区域，再进行替换操作，这样就不会影响其他地方的数据。Excel的替换功能看似简单，却蕴含着大大能量，学会快速找到它，数据处理难题就能迎刃而解。下次再面对密密麻麻的数据，别再发愁，试试这些方法，说不定能发现Excel的新乐趣。
